Toplantıların çılgınlığını, özellikle de önceki toplantıları telafi etmek için daha fazla toplantıya yol açan kötü toplantıları düşündüğümüzde, her şey basit ama sıklıkla unutulan bir soruyla başlıyor: Neden buluşuyoruz?
Bir organizasyonda çalışan herkes bu olguyu iyi bilir: Toplantılar çılgın bir hızla birbirini takip eder. Yöneticiler ortalama olarak harcama yapıyor haftada 23 saat toplantılarda. Bunlarda olup bitenlerin çoğunun çok az değeri olduğu ve hatta tamamen verimsiz olduğu algılanıyor.
Buradaki paradoks, kötü toplantıların daha fazla toplantı…öncekilerin neden olduğu hasarı onarmak amacıyla.
Uzun bir süre toplantılar yönetim araştırmasının konusu bile değildi; manuel2015 yılında yayınlanan “Sözde yeni ortaya çıkan alanın temelini attı”Bilimle Buluşma”.
Kılavuz, diğer sonuçların yanı sıra şunu belirtiyor: asıl sorun planlanan toplantıların sayısı olmayabilir, daha ziyade bir form nasıl tasarlandıkları, netlik eksikliği amacına ve amacına ilişkin eşitsizlikler çoğu zaman bilinçsizce bunu pekiştirirler.
Bir dizi çalışmalar Kovid-19 salgını sırasında ve sonrasında gerçekleştirilen toplantılar sona erdi teşvik edebilir veya zarar verebilir katılımcıların refahı.
Aslında açıklıyor Willem StandaertUniversité de Liège’de profesör, bir makalesinde Konuşma, aşırı toplantılara katılmak Tükenmişliğe ve artışa neden olabilir organizasyondan ayrılma niyeti. Aynı zamanda toplantılar da yapılabilir. katılımı güçlendirmek ve işçilerin bağlılığı.
Sanal toplantı zamanı
Pandeminin hızlandırdığı uzaktan çalışma ve sanal toplantıların yaygın biçimde benimsenmesi, yeni yorgunluk kaynakları: Bilişsel aşırı yüklenme, aşırı bağlantı ve profesyonel ve kişisel yaşam arasında net sınırların olmaması. Ancak sanal toplantılar ayrıca sürekli sosyal etkileşime izin verir ve her bireyin organizasyondaki rolünün daha iyi anlaşılması.
Ancak bu yeni toplantı formatları aynı şekilde deneyimlenmiyor herkes için. Son dönemde yapılan araştırmaların en çarpıcı bulgularından biri de sanal toplantılarda konuşma süresi.
Sayı sorgu Yüzlerce işçi için sonuç oldukça açıktı: kadınlar müdahalede daha fazla zorluk yaşadıklarını bildirdi yüz yüze toplantılardan ziyade çevrimiçi toplantılarda.
Bu fenomeni açıklamaya yardımcı olan birkaç faktör vardır: daha sık kesintilerpaylaşılan ekranlarda görünmezlik, sözel olmayan sinyalleri okumada daha fazla zorluk veya toplantılar evden yapıldığında ortaya çıkan çifte zihinsel yük.
Kısacası sanal toplantılar teorik olarak erişimi demokratikleştirse de pratikte Cinsiyet eşitsizliklerini pekiştirmek eğer dikkatli bir şekilde yönetilmiyorlarsa.
Tasarım, yalnızca dayanmak değil
Dediğimiz şeyin karşısında çılgınlıkla tanışmakÇözüm bunları ortadan kaldırmak değil, daha iyi tasarlamaktır. Her şey basit ama sıklıkla unutulan bir soruyla başlıyor: Neden bir araya geliyoruz?
Willem Standaert ve meslektaşı tarafından yürütülen bir dizi çalışmaya dayanmaktadır. Arnaud StiepenBinlerce toplantıya katılmış İletişim Bilimleri uzmanı, şunları tespit etmek mümkündür: dört ana hedef türü:
- bilgi paylaş
- kararlar vermek
- Duyguları veya düşünceleri ifade etmek
- çalışma ilişkileri kurmak
Bu hedeflerin her biri farklı şeyler gerektirir katılımcıların yüzlerini görün, tonlamaları duyun, tepkileri gözlemleyin veya bir ekranı paylaşın. Ve tüm hedefler için evrensel olarak en iyi olan tek bir toplantı formatı (yalnızca sesli, video, karma, yüz yüze) yoktur.
Toplantı türü şöyle olmalı amacınıza göre seçilmiş ana, alışkanlıktan veya teknolojik kolaylıktan değil. Araştırma daha da ileri gidiyor ve basit ama güçlü kaldıraçları tanımlıyor. kolektif deneyimi geliştirmek toplantılar:
- Katılımcıların bilinçli bir şekilde katkıda bulunabileceklerini hissetmeleri için net bir gündemi ve ilgili belgeleri önceden paylaşın
- sesli istek araçlarını, isimsiz sohbetleri veya sistematik müdahale turlarını (“yuvarlak deneme”) kullanın
- aktif olarak moderatörlük yapmalı – organizatörler katkıları dengelemeli, katılımı teşvik etmeli ve kimseyi dışarıda bırakmaktan kaçınmalıdır
Organizasyon kültürünün aynası
Toplantılar tarafsız değiller. Çoğunlukla bilinçsizce organizasyonun kültürünü, güç dinamiklerini ve örtülü önceliklerini yansıtırlar. Veriler gayet açık: Toplantıları iyileştirmenin yolları var. Şirketler ve yöneticiler sahip oldukları dönüştürücü gücün farkında değiller.
Toplantılarda, yalnızca en yüksek sesler duyulabilirtoplantı odası dışında kapsayıcı olması pek mümkün değildir. Tam tersine, iyi yürütülen toplantılar ortak inşaat alanlarısaygı ve kolektif yenilik.
Amaç daha az toplantı yapmak değil, daha ziyade daha iyi toplantılar. Herkesin zamanına ve enerjisine saygı duyan toplantılar. Her katılımcıya söz hakkı veren toplantılar. Toplantılar insanlar arasındaki bağı güçlendirmek.