Her işletme Önemsiz çekmecesinin kendi versiyonu var. Dolaşmış kablolar ve son kullanma tarihi geçmiş kuponlarla dolu olan değil, belgelerin düzen veya gözetim olmaksızın biriktiği dijital bir alan.
E-posta dizilerinde gömülü sözleşmeler, ortak sürücülere kaydedilen taranmış faturalar, platformlara dağılmış katılım formları, bu bilgi parçaları nadiren kötü niyetlidir, ancak operasyonel netliği sessizce aşındırır ve zaman içinde verimsizlikleri artırır.
Birleşik Krallık, İspanya, İtalya ve Polonya için Bölgesel Satış Başkan Yardımcısı ve DocuWare’i yönetiyor.
Finans alanında liderler için, İK ve Operasyonlar, bu dağınıklık tüm iş genelinde yapısal bir zayıflıktır. Kayıtlar eksik olduğundan bordro denetimleri aksıyor.
Sözleşme koşulları geri alınamadığında satıcı görüşmeleri aksar. Performans belgeleri güncel olmayan klasörlere gömüldüğünde çalışanlar arasındaki anlaşmazlıklar artıyor.
Kritik veriler tutarsız formatlarda ve bağlantısız sistemlerde kilitlendiğinde kararlar yavaşlar, uyumluluk reaktif hale gelir ve ekipler çözmekten çok aramaya daha fazla zaman harcar. Bunlar, üretkenliği sessizce tüketen ve riski açığa çıkaran günlük sürtünme noktalarıdır.
Belge karmaşasının gizli maliyeti
Suçlu yapılandırılmamış veri. Düzgün satır ve sütunlara uymayan türden. PDF’ler, resimler, e-postalar ve el yazısı notlar şeklinde gelir.
Yapılandırılmış görünen belgeler bile genellikle yerleşik tablolar veya gelenekselliğe meydan okuyan serbest biçimli metinler içerir. otomasyon. Bu veriler muazzam bir değere sahip olsa da karmaşıklığı, bırakın gerçek zamanlı olarak faydalanmayı, yönetimini bile zorlaştırıyor.
Sorun iki yönlüdür: hacim ve – tartışmasız daha önemlisi – parçalanma. Tek bir fatura taranıp e-postayla gönderilebilir, paylaşılan bir klasöre kaydedilebilir ve manuel olarak bir finans sistemine girilebilir. Her adım çoğaltma, atlama veya hata riskini beraberinde getirir.
Bunu binlerce belgeyle çarptığınızda operasyonel sürükleme önemli hale gelir. Gider raporları yanlış dosyalanıyor. Uyumluluk kayıtları bayatlıyor. Kimlik belgeleri okunamayan formatlarda sıkışıp kaldığında müşteri katılımı yavaşlar. Ekipler manuel mutabakat için saatler kaybediyor ve liderler gerçekte neler olduğuna dair görünürlüğü kaybediyor.
İhtiyaç duyulan şey daha fazla depolama veya daha hızlı tarama değildir. Bu zekadır. Verileri farklı formatlarda ve sistemlerde yorumlayabilen, ayıklayabilen ve birbirine bağlayabilen, dağınıklığı netliğe dönüştürebilen tür.
Manuel çabadan stratejik içgörüye
Akıllı Belge İşleme (IDP) ileriye yönelik bir yol sunar. IDP, belgeleri statik dosyalar olarak ele almak yerine, bunları dinamik içgörü kaynakları olarak yorumlar.
İster bir sözleşmedeki bir madde, ister bir özgeçmişteki bir nitelik veya çok sayfalı bir faturadaki bir satır öğesi olsun, içeriği okur, anlar ve anlam çıkarır.
Basitçe söylemek gerekirse bu, uyarlanabilir, bağlama duyarlı bir dönüşümdür. Süreç yutmayla başlar ancak tanımayla bitmez.
IDP, düzeni ve dili anlamak, benzer öğeler arasında ayrım yapmak ve en önemli olanı belirlemek için derin öğrenmeyi uygular. Daha sonra doğrulanmış verileri aşağıdakiler gibi temel sistemlere yönlendirir: ERPHRIS ve finans platformları sayesinde anında kullanılabilir hale gelir.
Yol boyunca iş kurallarını uygular, anormallikleri işaretler ve güvenli, denetlenebilir bir takip sağlar. Manuel kullanımdan akıllı işlemeye olan bu geçiş, işin doğasını temelden değiştiriyor. Sağlık hizmetlerinde idari ekipler, elle yazılan alım formlarını çözmek yerine hasta bakımına odaklanabilir.
Üreticiler, uyumsuz faturaların izini sürmeden nakliye manifestolarını uzlaştırıyor. Bankalar, uyumluluk kontrollerinin iş akışına dahil edildiğini bilerek, müşterileri daha hızlı ve daha güvenli bir şekilde kabul ediyor.
Faydaları operasyonel verimlilikle sınırlı değildir. Stratejik açıklığa uzanırlar. Belgeler akıllıca işlendiğinde daha geniş bir veri ekosisteminin parçası haline gelirler. Modeller ortaya çıkıyor, trendler görünür hale geliyor ve liderler sadece hızlı değil aynı zamanda öngörü ve hassasiyetle akıllıca hareket etme becerisi kazanıyor.
Karmaşıklığı rekabet avantajına dönüştürmek
Departmanlar arasındaki etkiyi de göz önünde bulundurun. İçinde FinansIDP, harcamalara ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak ekiplerin anormallikleri sorun haline gelmeden önce tespit etmesine yardımcı olur. İK’da özgeçmişleri ve işe alım formlarını yetenek sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olan yapılandırılmış profillere dönüştürerek işe alımları hızlandırır.
İK departmanları şablonlardan ziyade yeteneklerle ilgilenerek evrak işlerinin ötesine geçiyor. Operasyonlarda dokümantasyonun tedarik zincirleri, kalite kontrol ve uyumluluk kontrol noktaları arasında sorunsuz bir şekilde akmasını sağlayarak anlaşmazlıkları azaltır.
Bunların hepsi, belgelerin artık işi yavaşlatmadığı ancak aktif olarak ivmesini desteklediği operasyonel zekaya doğru daha geniş bir geçişi yansıtıyor. Düzenleyici talepler arttıkça ÜİYOK daha da kritik hale geliyor.
Belgeler indekslendiğinde, aranabildiğinde ve izlenebilir olduğunda denetimler kolaylaşır. Hassas veriler şifreleme ve erişim kontrolleri yoluyla korunur. Hatalar gerçekleştikten sonra değil, erken yakalanır. Şeffaflık gerektiren bir uyumluluk ortamında bu yetenekler temeldir.
Rekabet avantajı açıktır. Belge istihbaratını benimseyen kuruluşlar daha hızlı hareket eder ve daha güvenle karar verir.
Hurda çekmecesi metaforu tanıdıktır ancak iş hayatında bu bir sıkıntıdan da ötedir. Bu bir sinyal. Bilginin bulunması zor, güvenilmesi zor veya kullanımı zor olduğunda işletme potansiyelinin altında faaliyet gösteriyor demektir.
Akıllı Belge İşleme teknolojisi dağınıklığı netliğe, karmaşıklığı kontrole dönüştürerek dağınık verileri yapılandırılmış içgörüye dönüştürür.
Teknoloji hazır. Kullanım durumları kanıtlanmıştır. Fatura onaylarının hızlandırılmasından çalışanların işe alımının kolaylaştırılmasına ve denetim hazırlığının sağlanmasına kadar. Geriye kalan, belgeleri engel olarak değil, değer olarak ele alma kararıdır.
Bilginin serbestçe aktığı, uyumluluğu desteklediği, karar almayı teşvik ettiği ve her gün ona güvenen insanlar kadar sıkı çalıştığı bir iş kurmak.
En iyi iş planı yazılımını sunduk.
Bu makale, günümüz teknoloji endüstrisindeki en iyi ve en parlak beyinleri öne çıkardığımız TechRadarPro’nun Expert Insights kanalının bir parçası olarak üretildi. Burada ifade edilen görüşler yazara aittir ve mutlaka TechRadarPro veya Future plc’ye ait değildir. Katkıda bulunmak istiyorsanız buradan daha fazla bilgi edinin: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro